14 ferramentas que todo analista de processos deveria conhecer

14 ferramentas para analistas de processos que podem otimizar o dia a dia desse profissional.

Anúncios

A empresa SML lançou em seu blog dica de aplicativos super úteis para gestão e análise de processos. As ferramentas para analistas de processos vêm sendo desenvolvidas pelo ramo da tecnologia de informação e trazem, a cada dia, novas funções para serem exploradas. Elas permitem que os profissionais da área eliminem tarefas desnecessárias, reduzindo o tempo de gerenciamento das atividades e integrando sistemas.

Neste artigo, listamos 14 ferramentas para analistas de processos que podem otimizar o dia a dia desse profissional. Dividimos a lista de acordo com as funções: organização de tarefas, gestão de informações, comunicação, videoconferências e mapeamento de processos.

Organização de tarefas

1. Trello

Utilize se você busca organizar manualmente suas tarefas, pois o Trello é uma ferramenta que substitui notas autoadesivas(ou os famosos posts-its), planilhas, agenda, e e-mails. É uma forma de organizar visualmente, em um só lugar, todas as tarefas a serem realizadas.

Além disso, o Trello permite que as listas de afazeres sejam gerenciadas e o andamento seja acompanhado por toda a equipe de forma sincronizada, já que a atualização é instantânea.

Exemplo de tela do Trello
Exemplo de tela do Trello

A ferramenta funciona como uma lista de tarefas, kanban, com cartões que podem ser marcados com cores, status de andamento, responsável pela atividade e prazos. Também permite adicionar comentários e feedbacks e sincronizar com todos os dispositivos. Uma de suas vantagens é a boa visualização de toda a linha de produção das tarefas.

A atualização é instantânea e pode ser visualizada por todo o time. A plataforma é acessada pelo navegador da internet, sem que seja necessário trabalho com sua instalação. O melhor de tudo: há uma versão free bem completa!

2. Asana

Asana é uma plataforma online utilizada para a organização de tarefas e de gerenciamento de tarefas colaborativas. Dentro dessa plataforma, é possível administrar e criar trabalhos, dividir as tarefas de forma rápida e prática, definir responsáveis e prazo, além de convidar seus amigos e colegas de trabalho para participarem da equipe.

Para utilizar a plataforma, é necessário fazer um cadastro, cedendo seu e-mail e informações pessoais. A partir daí, basta criar um time e definir quem serão os convidados do grupo de trabalho.

Após essa etapa de criação, você pode começar a administrar as tarefas, por meio do painel inicial, bastante fácil de entender e de uso bastante intuitivo. A criação de tarefas também se dá nesse mesmo painel.

Gestão de informações

3. OneDrive

OneDrive é uma poderosa ferramenta de gestão de informação que você, analista de processo, pode utilizar. É de fácil acesso e, por ser vinculada à Microsoft, é compatível com vários outros programas da marca.

Dispõe de um serviço de armazenamento em nuvem, bastando uma conta Microsoft. Além de armazenar, é dado ao usuário a opção de definir quais arquivos serão públicos e quais serão privados e disponíveis apenas para pessoas autorizadas. Dessa forma, você consegue compartilhar arquivos com sua equipe facilmente e evita a duplicação de informações e versões de um mesmo documento.

4. Dropbox Paper

Dropbox Paper é um editor colaborativo de documentos. Ele utiliza a tecnologia de armazenamento em nuvem do Dropbox e, a partir daí, torna possível a sincronização em tempo real e a participação de vários colaboradores ao mesmo tempo.

É gratuito e está disponível para diversas plataformas, como Android e iOS. Ele apresenta uma interface intuitiva e bastante simples de ser entendida. Para utilizá-lo, é necessário ter uma conta no Dropbox.

A aparência simples do aplicativo não pode ser confundida com seu potencial, que é alto, por causa, sobretudo, de uma estrutura poderosa. O aplicativo é uma ótima alternativa para você e o seu time, com o diferencial de os conteúdos ficarem salvos na própria plataforma.

5. ECM

ECM é a sigla para Enterprise Content Management. Essa ferramenta permite que as empresas realizem uma melhor organização e administração de tudo aquilo que diz respeito à informação empresarial.

Ela auxilia as empresas com a automatização do desenvolvimento de estratégias, armazenamento de informações, captura de dados e distribuição de documentos. Conta com uma série de tecnologias para centralizar e tornar uniforme o tratamento de informações de diversas origens.

Pode ser utilizada pela empresa de várias formas, com a devida estruturação e padronização dos dados provenientes das diversas áreas da empresa, fazendo com que a sua equipe produza de forma eficiente e evitando erros.

Comunicação

Continue Lendo “14 ferramentas que todo analista de processos deveria conhecer”

Sistema de Informação – aula 4: Processo e Requisitos de Sistemas