5 VERDADES SOBRE O EXCEL

Trabalhar com planilhas é uma das formas de melhorar a produtividade na hora de resumir informações e gerar relatórios do dia a dia. O Excel traz consigo uma gama de funcionalidades que ajudam nesse aumento da produção de qualquer profissional. Por isso, trago algumas verdades sobre o uso do Excel na prática.

Verdade nº 1 – Tudo em um!

Ao mesmo tempo que você pode criar uma planilha para controlar dados como o horário dos funcionários, agenda de eventos e compromissos, controle financeiro de contas a pagar e receber, por exemplo, você pode criar planilhas com todas essas funcionalidades dentro de um mesmo arquivo.
O Excel cria arquivos como pastas, por isso chamamos cada arquivo de pasta de trabalho. Nesta pasta é possível arquivar várias planilhas, tendo elas alguma conexão ou não. Caso você lide com vários dados por dia, pode concentrar esses dados em um mesmo arquivo, contendo N diferentes planilhas, desde que bem organizadas para não se perder com tanta informação.

Verdade nº 2 – O Excel ensina

É possível aprender muito do uso do Excel com a própria interface dele. Assim como os demais programas do pacote Office, ao parar o ponteiro do mouse sobre um item na tela, o Excel dá uma pequena explicação sobre para que serve aquilo. Outra grande funcionalidade, é que o uso de fórmulas também é sugerido, ou seja, quando você clica em uma célula e digita o sinal de igual = o programa sugere as fórmulas e te diz para que serve e também a estrutura (sintaxe) de cada fórmula.

Verdade nº 3 – Atalhos para tudo!

Outra grande vantagem do Excel são seus atalhos. Funcionalidades como ir para a última linha ou coluna, selecionar todas as células com dados apenas, inserir alguma nova informação e etc, tudo pode ser feito com ATALHOS! Utilizando as teclas CTRL (Control), Shift e Alt, muitas portas se abrem para você. (saiba mais sobre atalhos clicando aqui – link para postagem sobre atalhos).

Verdade nº 4 – Salve-me!

Com a nova versão do pacote Office (com a licença do Office 365), as versões a partir do Office 2016 estão habilitando a opção de salvamento automático. Com essa opção acionada, você não precisa mais se preocupar em ficar clicando CTRL + B para salvar. Porém, cuidado. Se você tiver a intenção de abrir um arquivo para alterá-lo, lembre-se que toda alteração será salva, e os dados originais serão perdidos caso não seja feita uma cópia (o que é sempre indicado).

Salvamento automático do Excel – Foto: Reprodução/ Daniel Brandão.

Verdade nº 5 – Online e Offline

É possível começar a editar uma planilha em seu computador, mesmo não estando online, e posteriormente terminar de editar na versão online do Excel. Essa funcionalidade também garante que você possa compartilhar o arquivo com outras pessoas para que ambos possam trabalhar colaborativamente no mesmo arquivo. Lembrando que uma pasta de trabalho compartilhada garante acesso a todos os conectados a ela, logo, qualquer um dos envolvidos pode alterar os dados nela e com isso os valores originais podem ser perdidos. (OBS: é possível compartilhar uma planilha apenas para visualização, não permitindo a edição por parte de quem recebe).

Verdades claras

Talvez você já soubesse dessas ou de algumas das verdades citadas, mas é sempre bom lembrar como o Excel trabalha de forma a auxiliar na produtividade de pessoas e profissionais em seu dia a dia.


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